会議室スタッフ通信|効率的な会議運営の秘訣 ―会議目的に適した準備のポイントとは？|イオンコンパスの貸し会議室

あらゆるビジネスにおいて欠かせない「会議」。しかし、準備不足や運営の不備により、貴重な時間が無駄になってしまうケースも少なくありません。会議運営の効率を高め、有意義な時間にするには会議の「種類」や「目的」を明確にし、適切な準備を行うことが必要です。今回は、会議の目的と、目的別の準備ポイントをご紹介します。

①情報共有型会議
進捗状況の報告やプロジェクトの現状把握、方針の認識合わせなどに活用されます。このタイプの会議では、事前に伝えるべき内容を整理し、参加者全員に必要な情報が確実に届くよう準備することが重要です。レイアウトは、講義形式や円卓形式が適しており、視覚的な資料の活用も効果的です。

②意見集約型会議
新しいアイデアの創出、意見の集約、問題解決策の検討など、参加者の知見を集める場として機能します。全員が発言しやすい環境づくりが成功のカギとなります。小グループでのディスカッションを取り入れたり、ホワイトボードを活用したりすることで、活発な意見交換を促進できます。島型や車座（中央に円卓を置かずに椅子だけを円形に配置）のレイアウトが適しています。

③意思決定型会議
最終的な方向性や具体的なアクションプランを決定する場です。上記の情報共有や意見集約のプロセスを経て、十分な議論がなされた上で意思決定を行うことが大切です。決定事項を明確にし、責任の所在や次のステップを確認しましょう。レイアウトは円卓形式が効果的で、全員が平等に発言できる環境が望ましいです。

会議の生産性向上には、会場設営や機材準備などの「周辺業務」をスムーズに行うことも重要です。イオンコンパス会議室では、以下のサポート体制により、会議本来の目的に集中できる環境をご提供しています：

• ・予約時間の30分前から入室可能（一部会議室を除く）で、会議当日に行う事前の準備もゆとりを持って行えます



• ・ご希望のレイアウトを事前にセッティング（一部会議室有料）することで、入室後すぐに会議を開始できます



• ・常駐スタッフによる急なトラブル対応や、プロジェクター設置、追加資料の印刷なども安心です