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会議室スタッフ通信|次年度の計は”年始にあり”。会議室の手配も年間で計画をするのが吉!

[2021/12/7]


次年度の計は”年始にあり”。会議室の手配も年間で計画をするのが吉!


次年度の計は”年始にあり”。会議室の手配も年間で計画をするのが吉!

イベント会場やセミナー、研修の会場の手配において、「あらかじめやっておけばよかった…」と後悔したことはありませんか?年も改まるタイミングに合わせて、その後悔と決別できるコツをお教えします。そのコツとは「年始」の準備にありました。


オンライン化による生活様式の変化

コロナ化の影響で、生活様式が大きく変化しました。その影響を受け、さまざまなサービスや社会活動のオンライン化が進んできました。民間企業ではテレワークやサテライトオフィスを導入する企業が増え、オンラインに必要な設備が整っている貸し会議室の利用が増えてきました。また、以前は対面で行われてきたセミナーもWebで行われるようになり、今までならこの時期は「予約が取れた」が「予約が取れない」が発生する可能性があります。


次年度の計画をもとに、会場手配の必要をピックアップ

年明けは、4月から始まる新年度の事業計画や、行事の計画がそろそろ出そろう季節です。その中に、会場を手配する必要のある案件はいくつくらいあるでしょうか?例えば、新卒生向けの就職説明会や面接、社員や内定者向けのセミナーや研修会、幹部会議や経営会議など、大規模なものから小規模なものまで合計すると、それなりの数になります。さらに、オンライン化によるセミナーや試験、テレワークやサテライトワークによりますます会場の確保が難しくなってしまいます。
従来は部署や担当者ごとに、会場を手配していたものを、総務部や管理部が取りまとめ、貸し会議室に一括管理するという方法があります。イオンコンパス会議室では、自社で運営する貸し会議室のほか、他社の貸し会議室の手配もまとめて行えますので、そのような会社を利用して、一括して手配するとコストや予約・管理の手間も軽減できます。スケジュール変更に伴うもろもろの業務のうち、もっとも早く行いたいのが「会場手配」です。会場が決まらないと、何も決められない…ということも少なくありません。万が一、スケジュールの変更があっても、貸し会議室の予約をアウトソースしておけば、慌ててゼロから会場を探し直すことなく、「あらかじめ押さえてある会場と同等の規模・同等の設備」といった手配ができます。これだけでも、手間はかなり減らせるはずです。


会場が早く決まれば、集客対策も早く行える

会場が早いうちに決まっていれば、集客や告知も、早い段階で行うことができます。特に、社会人を対象にしたセミナーなどは、開始時間が1時間違うだけでも、参加のしやすさがかなり変わってきます。会場を押さえられずに、仕事終わりの会社員を対象にしたイベントなのに、開始時間が早い時間になってしまったり、その逆に、終了時間が22時過ぎになってしまったりといったこともあるのです。また、参加人数に合わせた会場を押さえられずに、小さな会場にすし詰めになったり、大きすぎる会場でガラガラになったり…。そうなってしまうと、参加者へ与える印象にも悪い影響を与えかねません。
セミナー内容を充実させたり、集客活動にマンパワーを割けるように、部署や担当者に任せていた、会場手配・会議室の手配を一括化してみるのはいかがでしょうか?


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