会議室スタッフ通信|リアル会議とビデオチャット会議は、どう使い分けるべきか？|イオンコンパスの貸し会議室

[2021/11/19]

リアル会議とビデオチャット会議は、どう使い分けるべきか？

「LINE」、「Microsoft Teams」、「Googleハングアウト」など、無料のチャットアプリ・ミーティングツールでも、手軽にビデオチャットが行えるようになりました。以前のように、専用ソフトや機材を購入する必要もなく、アカウントがあればすぐにビデオチャットと音声で会議を行えます。簡単に誰でも使えるようになった反面、すべてビデオチャットで済ませてしまおうとして、かえって効率が悪くなることもあります。今回は、その使い分けについて考えてみましょう。

リアル会議を行うべきとき

・情報漏えいを防ぎたいとき

顔を突き合わせ行うリアル会議を選ぶべきときの第一には、参加者以外への情報漏えいを防ぎたいときです。ビデオチャットは場所を選ばず行える反面、誰がその様子を見ているか、会話内容を聞いているか、完全には把握できません。社外秘事項があるならば、外への情報漏れを防げる会議室で行うべきでしょう。

・結論を出す場にしたいとき

会議は意思決定における重要なプロセスですが、頻繁に行うのはかえって逆効果になることもあります。会議の準備に時間を取られて本来の業務が滞ったり、参加するだけの会議にしてしまうと、直接集まる意味が薄れてモチベーションが保てなくなったり…。そこで、会議を行うときは「議題において結論を出す」と限定するように心がけましょう。会議の位置づけを明確にすると、参加率の向上にもつながります。

・ブレインストーミングをおこなうとき

先ほどと逆のパターンですが、結論を出す目的ではなく、多くのアイデアを生み出すためのブレインストーミングを行うときには顔を突き合わせて議論が交わせるリアル会議が適しています。発言を否定せずに、次々と促すことで会議でのアイデア出しを活性化できます。

ビデオチャットを使うべきとき

・時間調整が難しいメンバーとの打ち合わせ

リアルでの打ち合わせの最大の障壁は時間調整です。特にキーパーソンとなれば、その体を空けるのが難しいもの。ビデオチャットであれば、移動中でもスマホのチャットアプリを利用して会議に参加できます。

・国内外の遠隔地にいるメンバーと打ち合わせをするとき

コストを気にせず、海外であれば国境を超えて、国内では県外でやり取りを行うときに、ビデオチャットは最適な方法です。もちろん北海道や沖縄、離島のような遠隔地にいるメンバーとの打ち合わせも気軽に行えます。

・同じ画面を参照しながら打ち合わせを行うとき

会議や打ち合わせの参考資料として、Webサイトを参照することも多くなりました。または、オンラインドキュメントをURLで共有することもあります。そのような、同じ参照元をいっしょに見ながら打ち合わせを行うときにもビデオチャットが便利です。
URLをチャットで共有すれば手元の端末で確認でき、プリントした資料や大きなスクリーンを準備する手間も省けます。

それぞれのメリット・デメリットを踏まえたうえで、時には会議室と、時にはビデオチャット、上手に使い分けると、会議力のアップにもつながります。その中で、配慮したいのは、ビデオチャットを使って会議を行う場合でも、会議室の空間は必要です。周りとの音声が遮断された空間でのビデオチャットでなければ、上にあげたビデオチャットのメリットも出せません。ビデオチャットも日進月歩で進化していますが、ビデオチャットが進化したからといって、会議室が不要になるということではありません。シチュエーションに合わせて、貸し会議室も併せて活用しましょう。

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