[2021/10/15]
WEBミーティングを成功させる「気遣い」のコツ
WEBミーティングが当たり前になり、対面での打ち合わせと同じような気遣いが求められるようになったといっても過言ではないかもしれません。WEBミーティングが終わった後に、「ああしておけばよかった…」と小さな後悔をせずにすむよう、気遣いのコツを知っておきましょう。
発言者以外はマイクをミュート（OFF）に
対面の打ち合わせと大きく違う点の一つは「音」です。すべての音が一つのスピーカーから発せられるため、音が響く空間の広がりを感じられにくく、どの音も一様に耳に入ってきてしまい、聞き取りづらくなってしまうのです。そこで、発言者以外はマイクをミュートにし、自分が発言するタイミングのときだけマイクをONにしましょう。ミュート状態から発言する際には「挙手」ボタンを使うといいでしょう。出席者が自分でミュートを解除できない場合には、発表者にミュート解除を促せます。
発言を促すときは、声がけを
WEBミーティングでは、発言者が話している間ずっと、聞いているほうも集中できるとは限りません。1対1の会話でない場合、相手に発言を求めるときには、今の会話を聞いていたことを前提にしていきなり話をさせるのではなく、発言をおさらいしたり、質問を整理して一呼吸おいてから話してもらえるように声がけをしましょう。
相づち担当を設けるのも効果的
多人数でのWEBミーティングで、発言者が偏ってしまうこともよくあります。初めてこの会議に参加するといった理由で、発言する回数がどうしても少なくなるメンバーがいたら「相づち」の担当をしてもらうのも効果的です。会話にまったくついて行けず焦りを感じさせてしまうより、会話のリズムを助ける相づちを打ってもらい、会議に参加できた感覚を持ってもらうほうが、効果的です。
ふだんからすでに行えている方も多いかもしれませんが、もしWEBミーティングに慣れず、不安や焦燥感を感じているようなら、このような小さな気遣いを実行してみると不安解消に役立ちます。
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