会議室スタッフ通信|オフサイト会議とオンサイト会議のメリット・デメリットを整理しよう！

ふだんの仕事場の一角や、同じオフィスの会議室で行うオンサイト会議の最大のメリットは、開催しやすい点です。メンバーがそろっていればすぐに始めることもできますので、定期的なミーティングに向いています。オンラインミーティングを組み合わせれば、場所を選ぶことなくいつも同じ曜日・時間に行うことも可能になります。

しかし、定時制が硬直やマンネリに繋がってしまうデメリットもあります。定例なので場所の手配や参加メンバーへの連絡も遅くなってしまいがちで、本来必要な会議の準備が終わらないまま会議に臨んでしまうようになる可能性も高いのです。

オンサイト会議の最大のメリット、「職場に近いこと」を生かすならば、会議の内容や目的を選ぶ必要があるでしょう。つまり、情報共有や実行すべきオペレーションの確認や検討のように「業務と密着した会議」を行うのに適しています。

現場ですぐに知識を活用してほしい「外部講師を招いた講義」や、新プロジェクトに臨む「キックオフミーティング」なども、オンサイトで開催するメリットが高いと言えるでしょう。

社外会議（オフサイト）のメリット・デメリット

オンサイト会議とは正反対に、「いつもの雰囲気と違うところで、業務のことを考えずに行える」点がオフサイト会議の最大のメリットです。
新規の事業計画を立案したり、現状の事業や業務の問題点を洗い出したり、業務に追われる日々のなかでは出てこないような、新しいアイデアや視点を見いだすのに向いています。 また、プレイングマネージャーは、どうしても現場の業務に追われがちで、全体像を俯瞰する視点が求められるものの、そのような時間がなかなか取れないものです。そういった立場の社員をオフサイト会議に集め、業務から離れた環境で創造的な議論を行う時間を確保する、といった使い方がいいでしょう。

デメリットは、準備や調整に時間が掛かること、そして離れた場で行うために、その場に参加すること自体が目的になってしまいやすい点です。会議後のリポートや現場へのフィードバックを可視化するなどして、その後につながるフォローを忘れずに行いましょう。

貸し会議室でのオフサイト会議がオススメ！

オンライン会議で行うことも可能ですが、参加者が会議をする環境はふだんと変わりません。それではオフサイト会議の意義やメリットも半減してしまうでしょう。リゾート地や会社から遠く離れた場所で行うというイメージを持っている方も多いですが、駅前の貸し会議室を活用して、ソーシャルディスタンスを確保したうえで「ふだんとは違う環境で話し合う」時間を設けるのもいい方法です。

インターネットから遮断して、メールやチャットの連絡から解放される時間を作り、その環境のなかで会議を行うことで、頭の回転もいつもと違ってくるかもしれませんよ。貸し会議室を使えば、場所を変えて、環境を変えた会議を行うのに適した環境づくりも簡単です。

もちろん、会議が終わったら業務が山のようにたまっている…という状況を作り出さないよう、周囲のサポートが受けられる配慮を、会議を主催する側はお忘れなく。
また、会議手配を一括して行えるサービスを活用すると、ご希望の環境が作れる会議室もご提案できます。イオンコンパス会議室でも提供していますので、お気軽にご相談ください。